Il segreto del successo nella gestione delle relazioni professionali, di Silvano Joly

Durante il lockdown, molte aziende in tutto il mondo hanno scoperto che, con le giuste tecnologie, i loro team potevano lavorare in modo efficiente da casa! 

Oltre a essere pratica e comoda, la vita in #smartworking offre benefici innegabili sia alle aziende sia ai loro dipendenti; proprio per questo motivo molte imprese hanno scelto di mantenere la modalità di lavoro a distanza anche con il ritorno alla “nuova normalità”. 

Tuttavia, gestire i rapporti di lavoro da casa, soprattutto con il divieto di viaggiare tuttora in vigore, può essere una vera sfida.  

Silvano Joly, Sales Country Manager in Italia e consumato professionista dello smart working, svela i segreti di un’efficace gestione a distanza delle relazioni con fornitori, clienti, partner di progetto e altri attori. 

Leggete l’articolo per conoscere i suoi preziosi consigli e l’importanza di trovare il giusto equilibrio fra uso della tecnologia e “socializzazione a distanza”. 

Chiamiamola “socializzazione a distanza”

Negli ultimi mesi abbiamo sentito migliaia di volte il termine “distanziamento sociale”, una misura che, grazie al cielo, si è rivelata fondamentale per frenare il COVID-19! Recentemente, lo psicologo Jamil Zaki ha coniato un nuovo termine che a mio avviso dovremmo usare di più, cioè “socializzazione a distanza”. 

Il lockdown ci ha costretti a stare separati, ma in qualche modo ci ha anche riavvicinato. Le tecnologie ci hanno consentito di parlare in videochat con i nonni, organizzare cene virtuali con i fidanzati e ricontattare amici che non sentivamo da tempo. Abbiamo quindi trovato il modo di continuare a “socializzare a distanza”. 

Questo concetto è altrettanto importante nella vita lavorativa. La mentalità di “socializzazione a distanza” è uno dei segreti per gestire con successo le relazioni professionali lavorando da casa. 

Socializzazione a distanza: la chiave per nuove relazioni

Quest’anno il mondo è cambiato improvvisamente quando siamo stati tutti costretti all’isolamento. In Centric Software, soprattutto in Italia, ci siamo adattati velocemente alla situazione. Il nostro team era già abituato a lavorare da casa o, come si dice, “in smartworking”. Serviva però consolidare alcune attività che in passato venivano gestite incontrando i clienti “faccia a faccia”. Naturalmente la tecnologia ha svolto un ruolo fondamentale nella semplificazione dei processi, ma anche la “socializzazione a distanza” è stata determinante, in particolare per l’avvio di nuove relazioni. 

Siamo riusciti a effettuare un’implementazione di software da remoto per uno dei nostri migliori clienti, un marchio italiano del lusso molto conosciuto. Grazie al nostro team di esperti e alle nostre soluzioni digitali innovative, 250 utenti hanno cominciato a utilizzare il PLM di Centric nel bel mezzo del lockdown in Italia. Abbiamo fornito un numero indefinito di ore di formazione online e moltissimi tutorial video per raggiungere questo obiettivo. 

Ma che cosa c’entra tutto questo con la socializzazione a distanza? 

Beh, quando non ci si può incontrare di persona, le novità possono risultare ancora più stressanti, soprattutto per chi è meno avvezzo alla tecnologia.  Concedersi spazio e tempo per socializzare durante le interazioni digitali è essenziale! Nel nostro caso è stato particolarmente utile quando dovevamo incontrare nuovi clienti per le implementazioni da remoto. 

Qualche consiglio per socializzare a distanza

Quando si gestiscono relazioni professionali a distanza, è importante ricordare alcune “regole d’oro” della “video-netiquette” (cioè l’etichetta delle videconferenze), che sono particolarmente critiche nelle situazioni di forte pressione! 

1. Attivate il video quando è possibile. La comunicazione fra le persone è in gran parte non-verbale. Se l’interlocutore non vi vede durante una conference call, non riuscirete a trasferire i concetti con sufficiente chiarezza.
2. Mantenete la stessa etichetta degli incontri di persona. Ad esempio, fate un giro di presentazioni in modo che tutti si conoscano. Se cominciate una riunione affrontando subito il tema principale, il coinvolgimento dei partecipanti diminuisce, così come l’interazione durante la riunione.
3. Preparate e condividete un’agenda. Tutti i partecipanti devono conoscere gli argomenti e la scaletta della riunione, in modo che ciascuno si prepari a intervenire.
4. Definite le regole delle riunione. Le videoconferenze possono diventare molto confuse, pertanto assicuratevi che tutti sappiano come e quando interagire per chiedere la parola, scrivere messaggi in chat, porre domande ecc.
5. Fate qualche pausa, anche breve, per chiacchierare di cronaca, sport, vacanze ecc. In questo modo la riunione sarà più amichevole e rilassata.

Fate un sondaggio dopo la riunione. I sondaggi sono ottimi per coinvolgere i partecipanti e dare loro l’opportunità di esprimere la propria opinione. Potrete così analizzare l’andamento della riunione e adottare eventuali correttivi e migliorie per le successive. 

Gestire i fornitori a distanza

La socializzazione a distanza è dunque fondamentale, ma disporre di tecnologie adeguate per lo svolgimento delle attività quotidiane è assolutamente vitale, soprattutto per la gestione dei fornitori. 

Le videoconferenze con Zoom e la messaggistica diretta hanno sostituito le tradizionali comunicazioni e riunioni in ufficio per milioni di professionisti.  Ma queste soluzioni non sono sufficienti per i team coinvolti in attività di sviluppo prodotto, acquisti e merchandising. 

Come si possono visionare i campioni senza spostarsi fisicamente? Come si possono approvare i preventivi non avendo piena visibilità sui margini di prodotto? Come si possono prendere decisioni rapide (e più efficaci) sugli approvvigionamenti lavorando a distanza? 

In Centric abbiamo risposto prontamente a queste esigenze, mettendo i nostri team nelle condizioni di gestire con la massima efficienza i processi con i fornitori. Recentemente abbiamo lanciato la nostra famiglia di 3 board digitali di collaborazione, che possono essere implementate in poche settimane invece di mesi. 

Ci sono poi altre tecnologie come 3D, IA, soluzioni in cloud, PLM e app mobili che “cambiano le regole del gioco” per le aziende di moda, lusso, largo consumo e retail.  E queste tecnologie continueranno ad avere un ruolo centrale anche nella “nuova normalità”.

Trovare il giusto equilibrio dopo la pandemia

Dall’essere una sorta di privilegio, lo “smart working” è diventato una modalità di lavoro abituale per milioni di professionisti in tutto il mondo. Addentrandoci nella “nuova normalità”, dobbiamo non solo imparare a essere produttivi, ma anche continuare a crescere professionalmente e personalmente. Non dobbiamo dimenticare di prenderci cura del nostro benessere fisico e di preservare la nostra salute mentale. Quindi, non dimenticate di praticare la “socializzazione a distanza”, soprattutto se siete fra i milioni di lavoratori che passeranno definitivamente al lavoro da casa dopo la pandemia.